Oznaczenia OFF, BFK i DI w nowym JPK_VAT - kiedy je stosować?

OFF, BFK, DI - co kryje się za skrótami?

AITekst opracowany z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Zasady i ograniczenia

Oznaczenia OFF, BFK oraz DI stanowią kluczowy element nowej struktury JPK_VAT, mający na celu identyfikację trybu, w jakim dokument został wprowadzony do obrotu prawnego. Zgodnie z art. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług, każda pozycja w ewidencji musi precyzyjnie odzwierciedlać status dokumentu w Krajowym Systemie e-Faktur. Kod OFF nie jest jedynie przejściową informacją o braku numeru, lecz formalnym wskazaniem, że faktura ustrukturyzowana nie otrzymała jeszcze numeru identyfikacyjnego w systemie centralnym do momentu wysłania pliku JPK.

W praktyce gospodarczej sytuacja taka występuje, gdy faktura zostaje wystawiona np. 3 lutego 2026 r., natomiast unikalny numer KSeF zostaje nadany przez infrastrukturę Ministerstwa Finansów dopiero 5 lutego 2026 r. Jeżeli podatnik wyśle plik JPK_VAT 4 lutego 2026 r., zobligowany jest do zastosowania oznaczenia OFF. Należy podkreślić, że numer KSeF w JPK_VAT stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 r., a jego brak przy transakcjach o wysokiej wartości generuje ryzyko zakwestionowania prawa do pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony.

• OFF - faktura ustrukturyzowana, która nie posiada numeru KSeF w dniu wysłania ewidencji JPK.
• BFK - dokument wystawiony poza Krajowym Systemem e-Faktur na podstawie art. 106g pkt 2-6 ustawy o VAT.
• DI - oznaczenie dla zdarzeń niefakturowych, takich jak import usług czy korekta podatku naliczonego od zakupu od rolnika ryczałtowego (VAT-RR).

Poniższa tabela przedstawia korelacje między kodem oznaczenia a skutkami prawno-podatkowymi dla dokumentów o wartości przekraczającej 10 000 zł:

Warto pamiętać, że oznaczenie BFK nie stanowi sygnału o nieprawidłowościach, lecz jest dopuszczalną prawnie ścieżką dla ściśle określonej kategorii dokumentów. Przedsiębiorcy i biura rachunkowe muszą przygotować się na nadchodzące zmiany poprzez aktualizację oprogramowania księgowego, co umożliwi poprawne monitorowanie statusu faktur czasowo rejestrowanych jako OFF.

Kiedy wpisać OFF - praktyczna decyzja księgowego

Procedura przypisywania oznaczenia OFF wymaga od księgowego ścisłej weryfikacji statusu dokumentu w czasie rzeczywistym. Podatnik sprawdza status faktury poprzez system ERP połączony z API KSeF, aby uniknąć błędów skutkujących utratą płynności finansowej. Systemy finansowo-księgowe powinny automatycznie odpytywać API Ministerstwa Finansów o numer identyfikujący (IRD - identyfikator rozliczeniowy dokumentu) przed ostatecznym wygenerowaniem pliku JPK_V7.

1. Pobierz aktualny status faktury przez interfejs programistyczny API KSeF przy użyciu metody GetInvoiceStatus.
2. Jeśli system zwraca status ISSUED, lecz w polu przeznaczonym na numer identyfikacyjny brak jest danych (brak IRD), należy zastosować oznaczenie OFF.
3. Po otrzymaniu numeru IRD w terminie późniejszym, podatnik ma obowiązek zaktualizować JPK_VAT w trybie korekty zgodnie z art. 99 § 3 Ordynacji podatkowej.

Zastosowanie kodu OFF jest rozwiązaniem o charakterze warunkowym. Zgodnie z faktami udostępnionymi przez resort finansów, API KSeF zwraca numer IRD średnio w ciągu 5 minut przy gwarantowanym poziomie SLA 99,8%. W związku z tym sytuacje, w których nastąpi zbieg terminu złożenia JPK_VAT z brakiem uzyskania numeru dla faktur wystawionych w trybie offline, powinny mieć charakter sporadyczny. Niemniej jednak, kontrola jakości ewidencji i monitorowanie statusu faktur OFF jest obowiązkiem technicznym warunkującym prawidłowy audyt podatku VAT.

BFK - bezpieczny tryb dla faktur poza KSeF

Oznaczenie BFK (Brak Faktury w KSeF) jest obligatoryjne dla wszystkich dokumentów sprzedaży, które zgodnie z przepisami ustawy o VAT mogą funkcjonować w obrocie poza systemem ustrukturyzowanym. Minister Finansów i Gospodarki podpisał cztery rozporządzenia wykonawcze, które precyzują, że od 1 lutego 2026 r. urząd nie może odmówić podatnikowi prawa do odliczenia tylko na podstawie zastosowania kodu BFK, o ile dokument spełnia wymogi merytoryczne określone w art. 106e ustawy.

Istnieje konkretny katalog sytuacji, w których zastosowanie oznaczenia BFK jest nie tylko dozwolone, ale wręcz wymagane dla zachowania spójności rejestrów. Przykładowo, biuro rachunkowe obsługujące średniej wielkości podmiot może przetwarzać miesięcznie około 230 takich dokumentów, co wymaga wdrożenia wewnętrznych procedur dekretacji już na etapie wpływu dokumentacji.

• Faktura uproszczona (np. paragon z NIP) o wartości nieprzekraczającej 450 zł - w tym przypadku BFK jest obowiązkowy zgodnie z art. 106g pkt 2 ustawy o VAT.
• Faktura wewnętrzna WEW - oznaczana jako BFK bez względu na jej wartość kwotową, służąca do ewidencjonowania m.in. nieodpłatnych przekazań.
• Faktura dla podatnika zwolnionego podmiotowo - stosowanie BFK jest dopuszczalne, jeżeli odbiorca nie posiada aktywnego konta w systemie KSeF.
• Faktura od dostawcy zagranicznego - ze względu na fakt, że system KSeF nie obsługuje podmiotów niemających siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, dokumenty te zawsze otrzymują kod BFK.

Eksperci podkreślają, że wprowadzenie KSeF wiąże się z koniecznością dostosowania struktury JPK_VAT, ale oznaczenie BFK samo w sobie nie generuje ryzyka kontroli skarbowej. Kluczowe jest, aby każda faktura poniżej 450 zł była automatycznie klasyfikowana w systemie księgowym jako BFK, co pozwoli uniknąć błędów w raportowaniu schematu V7M(3) lub V7K(3).

DI - gdy nie ma faktury, ale jest obowiązek VAT

Kod DI (Dokument Informacyjny) rezerwowany jest dla zdarzeń, które generują obowiązek podatkowy w VAT lub dają prawo do odliczenia, lecz nie są dokumentowane fakturą wystawianą przez sprzedawcę w systemie KSeF. Jak wskazuje Moore Polska, numer KSeF stanie się obowiązkowym elementem ewidencji, o ile został nadany, jednak w przypadku oznaczenia DI wymóg ten z natury rzeczy nie występuje. Błędne użycie kodu DI zamiast OFF dla zwykłej faktury stanowi istotne naruszenie art. 106e ust. 1 ustawy o VAT i może skutkować sankcjami karnoskarbowymi.

Zdarzenia niefakturowe wymagające oznaczenia DI obejmują szerokie spektrum operacji gospodarczych. Warto zaznaczyć, że dla tych transakcji nie obowiązują progi kwotowe - oznaczenie DI stosuje się zawsze, niezależnie od wartości transakcji.

1. Import usług - oznaczany kodem DI na podstawie art. 28b ustawy o VAT, ujmowany w kolumnie 8 struktury JPK_V7.
2. Dostawa wewnątrzwspólnotowa towarów (WNT) - transakcja typu DI, wykazywana w kolumnie 14 pliku ewidencji.
3. Korekta podatku naliczonego VAT-RR - np. po sprzedaży 1 ha gruntu, dokumentowana w kolumnie 20 JPK_V7 pod kodem DI.

W celu minimalizacji ryzyka pomyłek, zaleca się wprowadzenie w systemach ERP blokady systemowej, która udostępnia pole DI wyłącznie dla specyficznych kolumn ewidencji (8, 14, 20). Takie rozwiązanie zapobiega nadużywaniu kodu DI do raportowania zdarzeń, które powinny być udokumentowane fakturą ustrukturyzowaną lub fakturą poza systemem (BFK).

Checklista na 1 lutego 2026 - 5 kroków dla biura rachunkowego

Proces dostosowania do nowych wymogów raportowania JPK_VAT z uwzględnieniem kodów OFF, BFK oraz DI wymaga zaplanowanych działań technicznych i organizacyjnych. Przedsiębiorcy muszą uwzględnić, że czas integracji systemów ERP z KSeF wynosi średnio 21 dni roboczych, a koszt pozyskania niezbędnego certyfikatu kwalifikowanego oscyluje w granicach 150-450 zł rocznie.

• Krok 1: Aktualizacja modułu JPK w oprogramowaniu finansowym (np. SAP 3.1A, Comarch ERP 2026.1 lub WF-Mag 4.2026) do wersji obsługującej schematy V7M(3) i V7K(3). Termin: do 15 stycznia 2026 r.
• Krok 2: Pozyskanie i instalacja certyfikatów kwalifikowanych lub pieczęci elektronicznej do autoryzacji dokumentów w systemie KAS.
• Krok 3: Przeprowadzenie walidacji technicznej - wystawienie trzech testowych faktur z oznaczeniami OFF, BFK oraz DI i weryfikacja poprawności pliku w oficjalnym validatorze Ministerstwa Finansów. Czas walidacji pojedynczego pliku wynosi ok. 5 minut.
• Krok 4: Opracowanie wewnętrznych procedur rozróżniania dokumentów i przypisywania im odpowiednich kodów już na etapie wstępnej dekretacji kosztów.
• Krok 5: Realizacja szkolenia merytorycznego dla personelu księgowego (optymalnie ok. 25 stycznia 2026 r.), koncentrującego się na zasadach aktualizacji statusu OFF do numeru KSeF oraz terminach generowania korekt ewidencji.

Należy pamiętać, że nowe wzory struktur JPK_VAT są już dostępne na platformie ePUAP, co pozwala na wcześniejsze rozpoczęcie prac programistycznych. Dokumenty sprzedaży bez rachunkowego oznaczenia, ale oznaczone jako WEW, również wymagają precyzyjnego oznaczenia kodem BFK, co jest istotne z punktu widzenia pełnej transparentności i automatyzacji ewidencji podatkowej od lutego 2026 roku.