Zgłoszenie zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem w e-Urzędzie Skarbowym - instrukcja KSeF 2.0

Kto i kiedy musi złożyć zgłoszenie w e-US

AITekst opracowany z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Zasady i ograniczenia

Zgłoszenie zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem jest czynnością woluntarystyczną, jednak niezbędną dla podmiotów, których specyfika branżowa wymaga raportowania danych szczegółowych bezpośrednio w strukturze logicznej faktury. Bez dokonania tej formalności system KSeF 2.0 odrzuci plik XML zawierający wypełnione pole załącznika jako niezgodny ze schemą uprawnień danego podatnika. Dyrektor Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) odpowiada za procesowanie tych wniosków i nadawanie odpowiednich uprawnień w systemie teleinformatycznym.

Ustalenie kręgu podatników objętych tym procesem wymaga rozróżnienia na sposób autoryzacji w systemie. Zgłoszenia mogą dokonywać podmioty zidentyfikowane numerem NIP, przy czym procedura różni się w zależności od formy prawnej jednostki. Właściwy organ podatkowy identyfikuje wnioskodawcę na podstawie danych zawartych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub Krajowym Rejestrze Sądowym.

• Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, legitymująca się numerem NIP, dokonująca autoryzacji poprzez profil zaufany, podpis kwalifikowany lub bankowość elektroniczną.
• Podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka z o.o., spółka akcyjna), który działa przez wyznaczoną osobę posiadającą Uprawnienie do Konsultacji Ogólnych (UKO) lub po złożeniu formularza ZAW-FA w e-Urzędzie Skarbowym.

Harmonogram wdrażania obowiązkowego e-fakturowania przewiduje sukcesywne obejmowanie grup podatników nowymi wymogami technicznymi. Brak terminowego zgłoszenia przy jednoczesnej konieczności wystawienia faktury z rozszerzonymi danymi spowoduje brak dostępu do funkcjonalności ustrukturyzowanego załącznika, co w konsekwencji wymusi wystawienie dokumentu bez tych danych lub narazi podatnika na błędy spójności z umową handlową.

Warto zaznaczyć, że do 31 grudnia 2026 r. dopuszcza się wystawianie faktur poza systemem KSeF, jeżeli łączna suma sprzedaży z VAT na takich dokumentach nie przekracza kwoty 10 000 zł. Niemniej jednak, dla podmiotów przekraczających ten próg, zgłoszenie ustrukturyzowanego załącznika jest kluczowe dla zachowania płynności operacyjnej i zgodności z nowym modelem funkcjonowania faktur XML.

Dane wymagane w formularzu e-US - krok po kroku

Prawidłowe wypełnienie formularza w usłudze e-Urząd Skarbowy jest warunkiem koniecznym do poprawnej alokacji zasobów technicznych po stronie Ministerstwa Finansów. System wymaga podania precyzyjnych parametrów, które pozwalają na optymalizację przepustowości łączy i mocy obliczeniowej KSeF 2.0 dla faktur o większym ciężarze technologicznym. Maksymalny rozmiar faktury wraz z załącznikiem ustrukturyzowanym został określony na 3 MB.

Pierwszym krokiem jest wypełnienie sekcji identyfikacyjnej podatnika. W polu pierwszym należy wpisać NIP podmiotu zamierzającego wystawiać faktury. Kluczowe jest również podanie aktualnego adresu e-mail, na który system wyśle oficjalne potwierdzenie aktywacji funkcjonalności <Zalacznik>. Zaleca się unikanie adresów ogólnych i stosowanie dedykowanych skrzynek do obsługi KSeF.

Kolejnym etapem jest określenie rodzaju prowadzonej działalności oraz szacowanych parametrów technicznych generowanych dokumentów. Ministerstwo Finansów wykorzystuje te dane do celów statystycznych oraz zarządzania ruchem w systemie teleinformatycznym. Podatnik musi wskazać dominującą branżę, w której planuje wykorzystanie załączników ustrukturyzowanych.

1. Sektor energetyczny (rozliczenia za energię elektryczną i gaz).
2. Branża paliwowa (sprzedaż hurtowa i detaliczna paliw płynnych).
3. Telekomunikacja (zbiorcze zestawienia usług abonenckich).
4. Usługi medialne i dostawcy treści cyfrowych.

Po wybraniu branży użytkownik określa średnią miesięczną liczbę faktur z załącznikiem oraz ich średnią wagę w kilobajtach (KB). Dane te są niezbędne, ponieważ załącznik stanowi integralną część pliku XML, a nie osobny dokument, co zmienia strukturę przesyłanego pakietu danych. Przed przystąpieniem do wypełniania wniosku należy przygotować te parametry, gdyż system e-US nie oferuje obecnie funkcji zapisu wersji roboczej formularza zgłoszeniowego.

Co może, a czego nie może zawierać załącznik - wytyczne MF

Zakres danych przesyłanych w załączniku ustrukturyzowanym jest ściśle zdefiniowany przez przepisy prawa podatkowego oraz specyfikację techniczną interfejsów KSeF. Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, załącznik może zawierać wyłącznie dane, które stanowią uszczegółowienie pozycji faktury głównej. Ministerstwo Finansów podkreśla, że każda informacja w tym polu musi posiadać bezpośrednie odniesienie do zdarzenia gospodarczego opisanego w fakturze ustrukturyzowanej.

„Załącznik ustrukturyzowany stanowi rozszerzenie warstwy informacyjnej faktury o dane niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku VAT, których objętość lub specyfika uniemożliwia ich zawarcie w polach opcjonalnych schemy głównej FA(3).”

W praktyce oznacza to, że w załączniku można umieszczać specyficzne wykazy towarów, różnicowanie stawek VAT dla poszczególnych punktów poboru czy precyzyjne numeracje pozycji zamówień. System akceptuje wyłącznie dane w formie ustrukturyzowanej, co oznacza koniec przesyłania nieustrukturyzowanych zestawień w formacie PDF czy Excel jako części faktury. Błąd w treści załącznika, podobnie jak błąd w samej fakturze, wymaga wystawienia pełnej faktury korygującej, co wynika z integralności pliku XML.

Naruszenie zasad dotyczących treści załącznika, w szczególności wykorzystywanie go do celów marketingowych lub przesyłania dokumentacji pozapodatkowej, może skutkować interwencją organów skarbowych. Szef Krajowej Administracji Skarbowej posiada uprawnienie do odebrania funkcjonalności wystawiania faktur z załącznikiem na wniosek, jeżeli podatnik uporczywie narusza standardy techniczne lub merytoryczne systemu.

Jak cofnąć lub zmodyfikować zgłoszenie

Podatnik, który zaprzestaje działalności wymagającej ustrukturyzowanego raportowania lub zmienia profil operacyjny, ma możliwość wycofania wcześniej złożonego zgłoszenia. Proces ten jest istotny z punktu widzenia audytu systemowego oraz bezpieczeństwa obrotu elektronicznego. Po realizacji procedury zaprzestania podatnik zachowuje pełną zdolność do wystawiania standardowych faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Procedura wycofania funkcjonalności realizowana jest w całości drogą elektroniczną. Czas oczekiwania na przetworzenie wniosku przez system teleinformatyczny wynosi, analogicznie do zgłoszenia pierwotnego, 3 dni robocze. Należy postępować zgodnie z poniższą ścieżką dostępu w portalu podatkowym:

1. Zalogowanie do portalu e-Urząd Skarbowy i przejście do sekcji „Dokumenty”.
2. Wybór opcji „Złóż dokument”, a następnie „Pismo ogólne do organu KAS”.
3. Wybór dedykowanego szablonu o nazwie „Zaprzestanie wystawiania faktur z załącznikiem” i podpisanie dokumentu.

Warto zwrócić uwagę na specyfikę modyfikacji parametrów technicznych, takich jak średnia liczba faktur czy wielkość plików. W architekturze systemu KSeF 2.0 nie przewidziano opcji bezpośredniej edycji aktywnego zgłoszenia. W przypadku konieczności aktualizacji danych, podatnik musi najpierw złożyć informację o zaprzestaniu, poczekać na potwierdzenie systemowe, a następnie przesłać nowe zgłoszenie z poprawnymi wartościami.

Pomimo zaprzestania korzystania z funkcji załączników, wszystkie dotychczas wystawione dokumenty tego typu pozostają w repozytorium Ministerstwa Finansów. KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane wraz z ich załącznikami przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przedsiębiorcom zaleca się wykonanie eksportu danych przed zmianą statusu uprawnień, co ułatwi prowadzenie ewidencji wewnętrznej w biurach rachunkowych.