Kiedy agencja marketingowa może refakturować koszty mediów i reklam w KSeF
Tekst opracowany z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Zasady i ograniczenia
Refakturowanie w KSeF wymaga spełnienia przesłanek wynikających z fikcji prawnej, o której mowa w art. 8 ust. 2a ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. Zgodnie z tym przepisem, podmiot biorący udział w świadczeniu usług przyjmuje się za podmiot, który sam otrzymał i wyświadczył te usługi. W praktyce agencji marketingowej oznacza to, że może ona przenieść koszt np. kampanii Google Ads na klienta tylko wtedy, gdy występuje jako pośrednik nieingerujący w treść nabytej usługi. Każda zmiana parametrów świadczenia lub doliczenie marży przekształca operację w klasyczne świadczenie usług opodatkowane stawką 23% VAT.
Obalenie powszechnego mitu o dowolności w przesyłaniu faktur dalej jest kluczowe dla zachowania bezpieczeństwa podatkowego. Przykładowo, jeśli agencja otrzymuje dokument za emisję reklam od zagranicznego dostawcy, warunkiem uznania tej operacji za refakturę jest brak ingerencji w zakres usługi oraz wyraźny zapis w umowie ramowej o „kosztach podlegających refakturowaniu”. Brak takiego umownego umocowania rodzi ryzyko zakwalifikowania czynności jako odpłatnego świadczenia usług, co potwierdza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 maja 2025 r. (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.136.2025.2.AR). Od 1 lipca 2024 r. wszystkie faktury ustrukturyzowane w tym procesie muszą być procesowane przez API systemu KSeF.
- Brak zmiany kwoty netto między fakturą zakupową a sprzedażową.
- Brak dodatkowych usług pośrednich wliczonych w cenę jednostkową mediów.
- Jednoznaczny zapis w umowie ramowej określający zasady zwrotu wydatków.
Przed wystawieniem dokumentu w systemie, niezbędna jest weryfikacja techniczna w oprogramowaniu ERP. Podatnik musi upewnić się, że posiada aktywny moduł KSeF w wersji 1.3 lub nowszej, który poprawnie obsługuje pola opcjonalne schematu XML. Należy pamiętać, że od 1 lipca 2024 r. faktury refakturowane muszą być wysyłane wyłącznie przez KSeF, a błędne oznaczenie GTU 12 może spowodować odrzucenie pliku JPK_VAT i konieczność złożenia wyjaśnień przed organem skarbowym. Poniższa tabela przedstawia kluczowe pola kontrolne dla poprawnej e-faktury.
| Krok | Pole KSeF | Wartość / komentarz |
|---|---|---|
| 1 | GTU | 12 - świadczenia o charakterze refaktury |
| 2 | Data sprzedaży | Data płatności z faktury pierwotnej, nie data wystawienia refaktury |
| 3 | Numer faktury źródłowej | W polu Uwagi: „Faktura źródł. 123/XX/2025 z 15.03.2025” |
Różnica między refakturowaniem a własną sprzedażą - jak nie wpaść w pułapkę VAT
Precyzyjne rozgraniczenie dwóch reżimów podatkowych opiera się na teście „faktycznego zużycia” i decyzyjności w procesie zakupu. Jeżeli to klient agencji decyduje o wyborze konkretnego dostawcy mediów, czasie trwania emisji oraz budżecie, a agencja jedynie technicznie opłaca te koszty w jego imieniu, zachodzą przesłanki do zastosowania refakturowania. W sytuacji przeciwnej, gdy agencja samodzielnie konfiguruje kampanię, dobiera kanały dotarcia według własnej strategii i dopiero gotowy produkt „reklamowy” wycenia dla klienta, mamy do czynienia z własną sprzedażą usług. Potwierdza to wyrok TSUE w sprawie C-42/14 oraz interpretacja KIS z 11 grudnia 2023 r. (0114-KDIP1-1.4012.586.2023.2.IZ).
Konsekwencje błędnej klasyfikacji są dotkliwe na gruncie Ordynacji podatkowej. Zastosowanie błędnej stawki VAT lub pominięcie opodatkowania przy odsprzedaży usług może skutkować sankcją w wysokości 20% kwoty zaniżenia zobowiązania podatkowego (art. 112c § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa). W systemie KSeF naprawienie takiego błędu wymaga dwuetapowej procedury: wystawienia faktury korygującej „in minus” dla błędnej refaktury oraz wygenerowania nowej, ustrukturyzowanej faktury sprzedaży ze stawką 23% VAT. Należy podkreślić, że od 1 lutego 2026 r. faktury korygujące „in minus” muszą być przesyłane do KSeF w dniu ich wystawienia, co eliminuje dotychczasowe siedmiodniowe opóźnienie w raportowaniu.
Czy mogę po prostu wystawić jedną korektę?
Czy urząd automatycznie naliczy odsetki?
Księgowanie refaktur w programie - konta, JPK_VAT i ewidencja przychodu
Prawidłowa ewidencja księgowa refaktur w agencji marketingowej musi odzwierciedlać neutralność podatkową i dochodową tej operacji. Zgodnie z Zeszytami Metodycznymi Rachunkowości nr 19/2023, proces rozpoczyna się od ujęcia faktury od dostawcy (np. operatora mediów) na koncie 40-2 „Usługi obce” w korespondencji z kontem 22-1 „VAT naliczony”. W momencie wystawienia refaktury w KSeF, koszt ten jest przenoszony na konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”. Kluczowe jest, aby przychód z tytułu refaktury nie był traktowany jako przychód ze sprzedaży produktów czy usług, lecz jako zwrot poniesionych nakładów, co zeruje wynik na tej konkretnej operacji.
Wpływ refaktury na plik JPK_V7 oraz system KSeF wymaga szczególnej uwagi w ustawieniach modułu finansowo-księgowego. Podczas eksportu dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur, w konfiguracji transakcji należy zaznaczyć opcję „transakcja bez VAT” (jeśli dotyczy to zwrotu kosztów zwolnionych lub poza zakresem). Dzięki temu system nie wygeneruje pola „Podatek należny”, co znacząco przyspiesza proces walidacji dokumentu przez bramkę API Ministerstwa Finansów. W ewidencji JPK transakcja powinna zostać oznaczona kodem procedury „09”, co jednoznacznie wskazuje organom kontrolnym na charakter dokumentu jako refaktury mediów lub innych kosztów towarzyszących.
- Faktura dostawcy: ujęcie jako koszt własny na kontach 40-2 / 22-1.
- Refaktura klienta: księgowanie na koncie 76-1 - brak naliczenia VAT i brak przychodu operacyjnego.
- Zamknięcie kosztu: przeksięgowanie 76-1 / 40-2 w celu wyzerowania salda kosztowego danej usługi.
Warto również zwrócić uwagę na błędy w ewidencji ryczałtowej. Ujęcie refaktury jako przychodu w kolumnie 13 Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) skutkuje nieuzasadnionym zawyżeniem podstawy opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (stawka 8,5%). Zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, podatek pobiera się od przychodu, jednak zwrot wydatków (refaktura) nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu, o ile agencja nie doliczyła do niego własnej marży.
Redakcja · wszystkie artykuły