Rozliczenie VAT od importu usług a brak faktury w KSeF - co robić, gdy zagraniczny kontrahent nie wystawił e-faktury?

Kiedy polski przedsiębiorca staje się podatnikiem VAT od importu usług

AITekst opracowany z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Zasady i ograniczenia

Zgodnie z art. 28b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej. Oznacza to, że jeśli polski przedsiębiorca nabywa usługę od kontrahenta zagranicznego, dochodzi do przeniesienia obowiązku podatkowego na nabywcę. Aby wystąpił import usług, muszą zostać spełnione trzy przesłanki: usługodawca jest podatnikiem niemającym siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski, usługobiorca jest podatnikiem o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4, a miejsce świadczenia usługi znajduje się w Polsce. Jeśli twoja firma z Wrocławia kupuje usługę marketingową od podmiotu z Singapuru, to ty - nie on - wykazujesz VAT należny w JPK_V7.

Obowiązek podatkowy w imporcie usług powstaje na zasadach ogólnych, czyli z chwilą wykonania usługi. Jeżeli przed tym terminem usługobiorca dokonał płatności, obowiązek powstaje w dacie przelewu w odniesieniu do zapłaconej kwoty. Należy podkreślić, że dla uznania świadczenia za import usług nie jest konieczne otrzymanie faktury, gdyż art. 86 ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT wskazuje, że kwotę podatku naliczonego stanowi kwota podatku należnego z tytułu świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca. Brak weryfikacji sprzedawcy przez nabywcę nie pozbawia go prawa do odliczenia VAT, o ile transakcja jest rzeczywista i służy czynnościom opodatkowanym.

W praktyce gospodarczej często dochodzi do zakupów za pośrednictwem globalnych platform transakcyjnych. Przykładem jest nabycie usług programistycznych przez serwis Freelancer.com z siedzibą w Australii. W sytuacji, gdy platforma nie pobrała NIP nabywcy i wystawiła dokument niepełny, polski podatnik nadal ma obowiązek rozliczenia importu usług. W ewidencji JPK_V7 w polach dotyczących danych kontrahenta należy wówczas zachować szczególną staranność przy oznaczaniu transakcji.

Przy ustalaniu podstawy opodatkowania należy uwzględnić definicję ceny nabycia, która obejmuje wszystko, co zapłacisz usługodawcy. Wliczają się w to koszty dodatkowe, takie jak prowizje pośredników, koszty transportu, ubezpieczenie oraz ewentualne podatki i cła nałożone poza terytorium kraju. Sprawdź w umowie, czy usługa jest świadczona na terytorium Polski - jeśli tak, nie szukaj dalej i przystąp do naliczenia podatku według właściwej stawki krajowej, która dla większości usług niematerialnych wynosi 23%.

Brak faktury w KSeF - jak wykazać VAT w JPK_V7

Nie otrzymałeś e-faktury? To nie oznacza, że VAT przepadnie. Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, choć faktura jest podstawowym dokumentem, w przypadku importu usług podstawą wpisu w ewidencji może być inny dowód potwierdzający dokonanie transakcji. Faktura jest tylko jednym z wielu dopuszczalnych dowodów, które mogą potwierdzać poniesienie wydatku. Jeśli zagraniczny kontrahent nie wystawił faktury lub wystawił ją w formie papierowej/PDF (co jest standardem poza Polską), polski podatnik sporządza dowód wewnętrzny oznaczony symbolem WEW.

Dowód wewnętrzny musi jednoznacznie identyfikować transakcję pod względem przedmiotowym i podmiotowym. Dokument ten stanowi podstawę do ujęcia kwoty podatku należnego, który dla czynnego podatnika VAT staje się jednocześnie podatkiem naliczonym podlegającym odliczeniu w tym samym okresie rozliczeniowym. Prawidłowo sporządzony dowód WEW powinien zawierać następujące dane:

• Pełna nazwa usługi oraz opis charakteru świadczenia
• Data wykonania usługi lub data dokonania przedpłaty
• Kwota netto wyrażona w walucie obcej i przeliczona na PLN według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego
• Właściwa stawka VAT (zazwyczaj 23%) oraz kwota podatku obliczona metodą "od stau"
• Jednoznaczne oznaczenie dokumentu jako "WEW" wraz z kolejnym numerem z ewidencji

Podczas generowania pliku JPK_V7 import usług spoza Unii Europejskiej oraz z krajów członkowskich (gdzie nabywca jest podatnikiem) wykazuje się w konkretnych polach ewidencyjnych i deklaracyjnych. W polu K_27 wpisuje się wartość netto, a w polu K_28 kwotę podatku należnego. Te same wartości muszą zostać przeniesione do części deklaracyjnej odpowiednio w pola P_27 i P_28. W polu "Nr faktury" w JPK wpisujesz numer własny dowodu WEW - nie zostawiaj pustego pola, aby uniknąć błędów walidacji dokumentu przez systemy Ministerstwa Finansów. Zachowaj maila z potwierdzeniem wykonania usługi - urząd może go żądać w razie kontroli w celu uwiarygodnienia zapisu w ewidencji.

Import usług a KSeF - czy zagraniczny kontrahent musi wystawiać e-fakturu?

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy podatników posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Zatem firma z USA, Niemiec czy Wielkiej Brytanii nie ma obowiązku korzystania z polskiego systemu KSeF. Faktury od podmiotów zagranicznych zawsze będą wystawiane poza KSeF, w formacie właściwym dla przepisów państwa dostawcy lub zgodnie z umową stron (np. PDF, papier). Potwierdza to interpretacja Dyrektora KIS z 12.01.2026 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4012.642.2025).

Specyficzna sytuacja występuje, gdy zagraniczny dostawca, nie rozumiejąc zasad opodatkowania usług transgranicznych, wystawi fakturę z naliczonym polskim podatkiem VAT (np. poprzez system VAT OSS lub będąc zarejestrowanym w Polsce, ale bez stałego miejsca prowadzenia działalności). W takim przypadku polski nabywca musi przeanalizować dokument pod kątem merytorycznym. Jeśli na fakturze zagranicznej widnieje polski VAT, a kontrahent nie posiada w Polsce siedziby, dochodzi do błędnego opodatkowania przez dostawcę, jednak nabywca nadal zobligowany jest do rozliczenia importu usług od kwoty brutto wskazanej na dokumencie.

Warto również zwrócić uwagę na status Wielkiej Brytanii po Brexicie. GB jest traktowana jak każdy inny kraj spoza Unii Europejskiej (państwo trzecie). Przedsiębiorcy muszą przygotować się na zmiany w rozliczaniu transakcji z tym regionem, traktując je jako import usług spoza UE, co wyklucza konieczność wykazywania ich w informacjach podsumowujących VAT-UE. Zaleca się zawarcie w umowie z kontrahentem klauzuli: "Dostawca nie jest objęty obowiązkiem KSeF; nabywca rozlicza VAT w Polsce na zasadach importu usług".

Krok po kroku - rozliczenie importu usług w JPK_V7 bez faktury w KSeF

Proces księgowania importu usług bez dokumentu ustrukturyzowanego wymaga od księgowego precyzyjnego przygotowania dokumentacji zastępczej. Termin na wprowadzenie dowodu WEW do ewidencji upływa w ostatnim dniu miesiąca, w którym powstał obowiązek podatkowy. Należy pamiętać, że ewentualny błąd przedsiębiorcy w postaci wystawienia faktury poza KSeF przez podmiot do tego zobowiązany nie może pozbawić nabywcy prawa do odliczenia, jeśli transakcja jest rzeczywista.

Wprowadzając dane do systemu księgowego, należy przypisać je do odpowiednich kolumn JPK_V7. W polu K_27 wpisujesz kwotę netto przeliczoną na złote, a w K_28 - naliczony podatek VAT. Błąd w polu K_40/K_41 (zamiast K_27/K_28) powoduje fałszywe wykazanie nabycia środków trwałych, co jest częstym punktem zapytania podczas czynności sprawdzających organów skarbowych. Prawidłowe zakwalifikowanie wydatku w PKPiR zależy od charakteru usługi. Wpisz kwotę brutto w kolumnie 13, jeżeli nabywasz usługi niematerialne (doradztwo, marketing, licencje). Jeśli usługa jest bezpośrednio związana z nabyciem środka trwałego, zwiększa ona jego wartość początkową w kolumnie 10.

Dla podmiotów zwolnionych z VAT, import usług wiąże się z obowiązkiem złożenia deklaracji VAT-9M lub VAT-8. Podatnik powinien ujmować import usług w tych deklaracjach wyłącznie po stronie podatku należnego, który podlega wpłacie do urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu powstania obowiązku podatkowego. Od 1 kwietnia 2026 r. podatnicy zwolnieni z VAT będą musieli korzystać z KSeF przy wystawianiu własnych faktur B2B, jednak zasady dokumentowania importu usług od kontrahentów zagranicznych za pomocą dowodów WEW pozostaną analogiczne.