Faktury proforma a KSeF - jak procesować przedpłaty?

Dlaczego faktura proforma nie trafia do KSeF?

AITekst opracowany z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Zasady i ograniczenia

Status prawny faktury proforma wyklucza jej rejestrację w Krajowym Systemie e-Faktur, ponieważ dokument ten nie posiada cech faktury ustrukturyzowanej. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 4 maja 2022 r. (0111-KDIB3-1.4012.67.2022.1.KO) jednoznacznie wskazał, że proforma jest jedynie zapowiedzią faktury i nie wywołuje skutków podatkowych. Stanowisko to potwierdza wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 3 grudnia 2010 r. (III SA/Wa 2559/10), definiujący proformę jako dokument o charakterze informacyjnym.

Proforma nie jest wymieniona w katalogu dokumentów określonych w art. 106b-106m ustawy o VAT. To oznacza zero skutków VAT dla obu stron transakcji. Dokument ten może przybrać formę elektroniczną (np. plik PDF) lub papierową, jednak nie uzyskuje on mocy prawnej właściwej dla faktur ustrukturyzowanych. Sprzedawcy mogą generować proformy w systemach ERP, takich jak Comarch ERP XL, traktując je wyłącznie jako element procesu ofertowania.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF w 2026 r. nie zmienia statusu tego dokumentu. Faktura proforma pozostanie poza głównym obiegiem dokumentów, co wiąże się z konkretnymi uwarunkowaniami prawnymi:

• Brak powstania obowiązku podatkowego u wystawcy dokumentu.
• Brak możliwości odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę towarów lub usług.
• Brak nadania unikalnego numeru KSeF, który jest niezbędny dla faktur VAT.
• Brak obowiązku przechowywania proformy w systemie KSeF przez okres 10 lat.

W związku z powyższym, proforma nie podlega raportowaniu do organów skarbowych. Przedsiębiorcy powinni archiwizować tego typu dokumenty w folderach dotyczących ofert handlowych, a nie w ewidencji VAT. Należy pamiętać, że faktura proforma nie dokumentuje sprzedaży i nie jest dowodem księgowym podlegającym ujęciu w księgach rachunkowych.

Krok po kroku: od proformy do prawidłowej faktury w KSeF

Wpłata na konto na podstawie wystawionej wcześniej proformy generuje obowiązek podatkowy. Zero zwłoki w działaniu jest wymagane, aby zachować zgodność z art. 19a ust. 5b ustawy o VAT. Moment powstania obowiązku podatkowego jest ściśle powiązany z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi.

Wystawienie faktury zaliczkowej w KSeF przy użyciu struktury FA(3) od 1 lutego 2026 r. staje się procedurą obligatoryjną dla transakcji B2B. W polu „oznaczenie” systemu należy wpisać „ZAL”. W polu „NrKSeFZN” (numer KSeF faktury poprzedzającej) pozostawia się puste miejsce, jeśli jest to pierwsza faktura zaliczkowa w danym łańcuchu transakcyjnym. Poniższa tabela przedstawia różnice w procedowaniu dokumentów w systemie.

Zgodnie z przepisami, faktura zaliczkowa musi zostać wystawiona nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę. Jednakże optymalną praktyką jest wystawienie dokumentu „ZAL” w ciągu 24 godzin od zaksięgowania środków. Jeżeli otrzymana zaliczka pokrywa 100% ceny brutto, ostatnia faktura zaliczkowa zamyka transakcję i eliminuje konieczność wystawiania osobnej faktury rozliczeniowej.

W przypadku wystawiania faktury rozliczeniowej (końcowej), przedsiębiorca ma obowiązek pomniejszyć wartości netto i kwoty podatku o sumy wynikające z wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych. Niezbędne jest przy tym wskazanie numerów KSeF wszystkich powiązanych faktur zaliczkowych w strukturze XML faktury końcowej. Pozwala to na zachowanie pełnej ścieżki audytu w Krajowym Systemie e-Faktur.

Błędy, które kosztują: co się stanie, jeśli wystawisz proformę zamiast ZAL?

Niedopełnienie obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej po otrzymaniu przedpłaty wiąże się z surowymi sankcjami przewidzianymi w art. 106k ustawy o VAT. W przypadku niewystawienia faktury w KSeF mimo takiego obowiązku, organ podatkowy nałoży karę pieniężną. Dostaniesz karę w wysokości 100% kwoty podatku VAT wykazanego na tej fakturze lub 18,7% wartości brutto całej transakcji, jeżeli faktura nie wykazuje podatku.

Poważne konsekwencje dotykają również nabywcę. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, bez numeru KSeF koszt nie zostanie ujęty w JPK_VAT. Urząd odrzuci Twój koszt, co uniemożliwi odliczenie podatku naliczonego. Faktura proforma, nie posiadając statusu dokumentu ustrukturyzowanego, nie daje żadnych uprawnień do pomniejszenia podatku należnego, nawet jeśli zawiera wszystkie dane wymagane dla faktury VAT.

Należy uwzględnić, że okres ulgowy w stosowaniu sankcji trwa do 31 grudnia 2026 r. Do tego czasu kary za brak faktury w KSeF nie będą wymierzane, co daje przedsiębiorcom czas na dostosowanie systemów informatycznych. Jednakże od 1 stycznia 2027 r. każda uchybiona procedura będzie wiązała się z automatycznym naliczaniem kar. Nie testuj fiskusa - proforma nie chroni przed karą za brak terminowego wystawienia faktury zaliczkowej w systemie ustrukturyzowanym.